Privacyverklaring

Versie 1.0
25/05/2021

1.     Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Books And Balance BV (hierna “Books And Balnce”, “wij”, “ons” of “verwerkingsverantwoordelijke”) respecteert uw privacy en streeft ernaar om uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid te behandelen. Wij verbinden ons ertoe om hierbij steeds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en andere toepasselijke regelgeving na te leven.

Books And Balance is een vennootschap naar Belgisch recht. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die wij in het kader van deze activiteit van u verwerken als verwerkingsverantwoordelijke.

U vindt al onze relevante gegevens hieronder terug en kan ons via de vermelde contactgegevens ook steeds bereiken voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Naam en rechtsvorm:               Books And Balance BV

Ondernemingsnummer:            BE 0899.715.778

Adres zetel:                              Kalvekeetdijk 179/5

8300 Knokke-Heist

België

E-mailadres:                             info@booksandbalance.be

2.     Wat betekent ‘persoonsgegevens verwerken’?

Het verwerken van persoonsgegevens omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om uw contactgegevens, uw e-mailadres, uw facturatiegegevens, uw bericht via het contactformulier op onze website, enzovoort. Om welke gegevens het precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden. Books And Balance verwerkt uw persoonsgegevens enkel in het kader van haar commerciële activiteiten als onderneming.

3.     Op wie en wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing in de gevallen waarin Books And Balanceverantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat Books And Balance bepaalt voor welke doeleinden (waarom) en met welke middelen (hoe) uw gegevens verwerkt worden.

Concreet treedt Books And Balance op als verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de gegevens van onderstaande personen. Dit omvat ook personen die in het verleden tot deze categorieën behoorden (bv. voormalige klant), of personen die mogelijk in de toekomst tot deze categorieën zullen behoren (bv. potentiële klant):

• Onze klanten, aan wie wij onze diensten verlenen;
• Onze zakenpartners;
• Andere personen die ons zouden contacteren, bv. na een bezoek aan onze website.

Wanneer één van de hierboven bedoelde personen een rechtspersoon is, verwerken wij nog steeds gegevens van onze contactpersonen bij deze entiteiten en blijft de AVG van toepassing.

4.     Welke gegevens verwerken wij?

Wij kunnen diverse persoonlijke gegevens van u verzamelen, afhankelijk van de reden of het doel voor dewelke u deze persoonlijk data met ons heeft gedeeld:

• Algemene identificatiegegevens zoals voornaam, familienaam, beroep, positie, functie, telefoonnummer, email adres … en dergelijke
• In het geval een betaling hiermee gelieerd is, uw bankgegevens (creditkaart nummer, IBAN, BIC) en facturatiegegevens
• Gegevens die we nodig hebben om onze contractuele opdracht te kunnen uitvoeren
• Persoonlijke gegevens van u die wij moeten verzamelen omwille van redenen die ons door de wet zijn opgelegd, zoals gegevens van onze werknemers in functie van de sociale regelgeving, verzekeringen, etc.
• Andere types van persoonlijke gegevens, maar enkel in het geval deze strikt noodzakelijk zijn om het doel te bereiken voor dewelke we ze hebben verzameld

5.     Waarom verzamelen we uw persoonlijke gegevens

We verzamelen uw gegevens voor verschillende redenen :

Klantenacceptatieprocedure

Als ITAA-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een opdrachtbrief te ondertekenen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en lezen wij uw identiteitskaart in.

Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust.

In het kader van onze aangeboden diensten

In het kader van onze aangeboden diensten van fiscaliteit, accountancy, boekhouding en adviesverlening verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten. Deze gegevens kunnen naast contactgegevens en facturatiegegevens eveneens sociaal-demografische gegevens, financiële gegevens, facturatiegegevens, kopie identiteitskaart, boekhoudkundige gegevens, personeelsgegevens, contracten, rekeninguittreksels en dergelijke bevatten. Deze gegevens worden voornamelijk bij de cliënt opgevraagd. Tevens is het mogelijk dat wij gegevens verkrijgen via derden zoals overheidsadministraties en deze gegevens gebruiken in het kader van de contractuele opdracht.

Books And Balance verwerkt bijzondere of gerechtelijke persoonsgegevens enkel mits uw uitdrukkelijke toestemming. Deze zal u worden gevraagd op het moment dat uw bij ons klant wordt via een opdrachtbrief of bij de overdracht van uw gegevens.

Deze gegevens zullen enkel verwerkt worden indien dit noodzakelijk voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen of ingevolge een wettelijke verplichting.

Het is mogelijk dat Books And Balance uw persoonsgegevens moet overdragen aan de bevoegde overheidsinstanties ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. We zullen al het redelijke doen u hiervan vooraf in kennis te stellen, tenzij een wettelijke bepaling anders voorschrijft. Daarnaast kunnen wij deze gegevens doorgeven aan overige verwerkers, die ons bijstaan bij de uitvoering van onze taken en diensten.

Rekruteringsdoeleinden

In verband met onze vacatures worden enkel de gegevens verwerkt die door u worden aangeleverd, te weten naam, voornaam, contactgegevens, aanbevelingsbrief en cv.  De persoonsgegevens van potentiële medewerkers worden niet langer bewaard dan nodig voor de aanwervingsprocedure. Indien Books And Balance deze langer wenst te bewaren, voor een maximale periode van 2 jaar, zal hiervoor uitdrukkelijk de toestemming worden gevraagd.

Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in zowel de toestemming van de potentiële werknemer als ons gerechtvaardigd belang om een geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.

Nieuwsbrief

Naar bestaande klanten kan onder het gerechtvaardigd belang, en dus zonder voorafgaandelijke toestemming van de klant een nieuwsbrief worden verstuurd per e-mail. Naar prospecten toe zal de uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Op iedere nieuwsbrief voorziet Books And Balance een optie om uit te schrijven.

Contactformulier

Via het contactformulier op onze website worden de persoonsgegevens verzameld, die wij nodig achten om aan uw vraag tegemoet te komen. Deze verwerking van persoonsgegevens vindt haar rechtsgrond in de toestemming van de persoon in kwestie.

6.     Hoe verzamelen we uw gegevens ?

• Rechtstreeks van uzelf

De meeste persoonlijke gegevens die wij van u ontvangen verwerven wij via uw actieve tussenkomst.  We kunnen uw persoonlijke gegevens verzamelen via e-mail, of elk ander digitaal kanaal, via onze website, via telefoon, via post, via uw businesskaart die gaf aan één van onze medewerkers of vertegenwoordigers.

In het geval de wet het ons verplicht zullen wij voorafgaand uw goedkeuring vragen, voor wij uw persoonlijke gegevens verwerken.

We zullen geen persoonlijke gegevens verzamelen, rechtsreeks van jongeren onder de 16 jaar, tenzij wij de toestemming kregen van diens voogd.

• Onrechtstreeks, via andere bronnen

We kunnen persoonlijke gegevens van uw verzamelen via andere bronnen zoals digitale platformen of databanken, waar u uw persoonlijke gegevens publiek beschikbaar hebt gemaakt  (vb. KBO), via partners met dewelke wij samenwerken, de werkgever waarvoor u werkt, uw collega’s, publieke overheden, en in het algemeen elke andere bron, andere dan uzelf.

In het geval wij uw persoonlijke gegevens verzamelen via een andere bron dan uzelf, zullen wij voldoende garanties van deze bron verzoeken, dat uw persoonlijke gegevens via deze derde partij zijn verzameld op een manier die de privacy regelgeving respecteert en dat – waar nodig – uw goedkeuring is gekregen om uw persoonlijke gegevens te delen met ons en ons toelaat om deze te gebruiken voor onze doeleinden.

• Automatisch (vb door het gebruik van cookies)

Zie onze cookieverklaring voor meer informatie

 

7.     Hoe beschermen wij uw persoonlijke gegevens

We hebben geïnvesteerd in een degelijke IT-infrastructuur die u ons toelaat om uw persoonlijke gegevens zo goed als mogelijk te beschermen tegen verlies, diefstal en elk ongeoorloofd gebruik.

Wij verbeteren constant onze interne veiligheid en bescherming van gegevens, via regels voor onze medewerkers m.b.t. de gepaste behandeling van persoonlijke gegevens.

We organiseren hierover regelmatig opleidingen voor onze medewerkers.

8.     Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

Wij zullen uw persoonlijke gegevens volledig en onomkeerbaar verwijderen of anonimiseren

• van zodra het doel waarvoor wij uw persoonlijke gegevens hebben verzameld en verwerkt, is afgewerkt en/of;
• op uw persoonlijk verzoek (zie hieronder voor meer informatie over uw rechten m.b.t. het verwerken van uw persoonlijke gegevens).

Het voorgaande geldt niet als wij verplicht zijn om uw persoonlijke gegevens langer te behouden om:

• tegemoet te komen aan een wet, regelgeving, wettelijke procedure of een afdwingbaar verzoek van een overheid;
• fraude, veiligheidsproblemen of andere technische problemen te ontdekken of voorkomen;
• bescherming te zoeken tegen beschadiging van de legale rechten en belangen van Books And Balance, zijn leden of andere stakeholders , zoals bij wet gevraagd of toegestaan.

9.     Delen wij uw persoonlijke gegevens met anderen ?

• Voor organisatorische, administratieve of efficiënte operationele redenen

We kunnen persoonlijke gegevens delen met bepaalde externe service providers en partners waar wij dit noodzakelijk of wenselijk achten om onze dienstverlening naar u toe te leveren, of om de efficiëntie van onze activiteiten te verbeteren.

We kunnen afhankelijk zijn van -, en persoonlijke gegevens delen met derde partijen zoals IT-service providers, cloud service providers, externe IT onderhoud-dienstverleners of voor organisatorische doeleinden.

• Voor wettelijke en/of veiligheidsredenen

We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met derde bedrijven, organisaties, overheden of individuen als we geloven/vertrouwen dat hun toegang tot deze gegevens noodzakelijk is voor :

• het tegemoet komen aan een wet, regelgeving, wettelijke procedure of een afdwingbaar verzoek van een overheid
• het ontdekken of voorkomen van fraude, veiligheidsproblemen of problematische technische aangelegenheden
• het beschermen tegen schade van de legale rechten en belangen van Books And Balance, zijn leden of andere stakeholders , zoals bij wet gevraagd of toegestaan
• Niet voor commerciële -, promotionele- of marketingdoeleinden van derde partijen

We zullen uw persoonlijke gegevens niet delen of open stellen voor commerciële-, promotionele- of marketingdoeleinden van derde partijen, zonder uw expliciete toestemming hiervoor.

We zullen geen vertrouwelijke gegevens over u met puur commerciële derde partijen delen , zonder uw expliciete toestemming.

10.  Zijn uw persoonlijke gegevens veilig bij externe partijen van Books And Balance?

Books And Balance blijft ten allen tijde verantwoordelijk voor de veilige verwerking door externe partijen van uw persoonlijke gegevens tot dewelke toegang is gegeven door Books And Balance.

We delen uw persoonlijke gegevens alleen met derde partijen die kunnen aantonen dat zij hetzelfde niveau van beveiliging van persoonlijke gegevens hanteren als Books And Balance. Books And Balance zal voldoende contractuele garanties hiertoe inbouwen.

We geven alleen persoonlijke gegevens door aan derde partijen uit een niet EU-land, als dit land een voldoende juridische bescherming biedt  tegen het misbruik van deze gegevens, en de derde partij hiertoe een contractuele verbintenis is aangegaan.

11.  Uw rechten, onze verplichtingen: toegang tot uw gegevens, het verwijderen, verbeteren, beperken ervan en het protesteren hiertegen.

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen in de eerste titel van deze Privacyverklaring.

Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die wij van u verwerken en voor welke doeleinden dit gebeurt.

 Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van specifieke gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

 Recht op het intrekken van uw toestemming

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.

U kan echter steeds bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of met het oog op de uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. U kan dit doen bij de toezichthoudende autoriteit van de EER-lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan. Aangezien wij onze activiteiten voornamelijk uitoefenen in en vanuit België, verwijzen wij hieronder naar de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
Website GBA – klacht indienen

Voor verdere informatie en de contactgegevens van de toezichthoudende autoriteit van elke EER-lidstaat, verwijzen wij naar deze websitepagina van het European Data Protection Board met alle relevante contactgegevens. Daarnaast kan u zich ook steeds richten tot de bevoegde burgerlijke rechtbank om een vordering tot schadevergoeding in te stellen.

12.  Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

U kan de rechten vermeld hierboven eenvoudig uitoefenen door met ons contact op te nemen via de contactgegevens opgenomen in de eerste titel van deze Privacyverklaring.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zullen wij indien wij twijfelen aan uw identiteit, vragen om deze te verifiëren. Wij zullen in dit geval verzoeken om documenten over te maken die uw identificatie zonder redelijke twijfel mogelijk maken, zoals een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart. Dit doen wij om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen zouden terechtkomen. Het volstaat dat op dergelijke kopie uw naam en geboortedatum duidelijk leesbaar zijn. De andere gegevens mag u dan ook schrappen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte van het gevolg dat hieraan wordt gegeven. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken, kan deze termijn verlengd worden naar 3 maanden. In dit laatste geval wordt u geïnformeerd over de verlenging van de antwoordtermijn.

13.  Wijzigingen en updates van onze privacyVERKLARING

U wordt uitgenodigd om regelmatig deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen, om op de hoogte te blijven van veranderingen in deze privacyverklaring, die wij mogelijks regelmatig zullen updaten om conform de vigerende wetgeving , beslissingen, aanbevelingen en best-practises te blijven, zoals uitgegeven door onder andere de Europese Raad voor de Bescherming van Persoonlijke Gegevens, Gegevensbeschermingsautoriteit of andere instanties.

14.  Klachten

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be.